A Berzsenyi Dániel Könyvtár általános gyűjtőkörű nyilvános megyei és városi közkönyvtár. A ma ismert könyvtári szolgáltatások teljes körét kínálja használóinak. 1880-ban megalapozott gyűjteményét folyamatosan fejleszti, a könyvtárról és állományáról való tájékoztatás elektronizálását 1997-ben, megyetörténeti offline digitális adatbázis építést 1989-ben (VAS), a kurrens honismereti bibliográfia online szolgáltatását 2002-ben kezdte meg. Digitalizálási programja 2003-ban indult.

A Berzsenyi Dániel Könyvtár közönsége ritka kivételes lehetőségek kedvezményezettje. Egy emberöltőnyi időben két alkalommal vehetett birtokába teljeskörűen modernizált, a kor követelményeinek megfelelő könyvtárat. Jelenlegi székházunk elődje 1970-ben (2.392 m2) épült, Kelet-Közép Európa legmodernebb nyilvános könyvtáraként tartotta számon a szakirodalom.

A működési problémák első jelei az állomány elhelyezésében jelentkeztek, - a 80-as évek végére már hat külső raktárat kezelve láttuk el közönségünket. Az eredetileg 5 ezer olvasóra tervezett épület a hamar megduplázódott közönséget is ki tudta szolgálni, köszönhetően a hosszú " heti 69 órás nyitvatartási időnek és a kétműszakos olvasószolgálati munkarendnek. A tetemes közönségforgalom nyomait és a radikális felújítás hiányát magán viselte ugyan a ház, az infrastruktúra, a bútorzat, de a hagyományos könyvtári szolgálatot a megnövekedett várakozási idő ellenére kevés kritika érte. Szolgáltatásszervezési elvünk az volt, hogy a zsúfoltság terheit lehetőleg a személyzet viselje, a nyilvános terek áttekinthetőségét, komfortosságát igyekeztünk megőrizni.

Az informatikai forradalom könyvtárakat is elérő hulláma azután félreérthetetlenül rámutatott a könyvtári szolgáltatási tér hiányosságaira: a differenciálódó használói igények kielégítése a teremkönyvtári építészeti szemlélettel emelt házban egyre több konfliktussal járt, az új típusú dokumentumok befogadására és használatuk biztosítására alig-alig volt lehetőségünk. A digitális dokumentumok offline és online elérthetősége - a minimális hozzáférési pont miatt - szolgáltatási csomagunk leggyengébb láncszemét képezte. A kialakult helyzetet olvasóinknál csak elektromos hálózatunk tolerálta kevésbé! A szituáció és a vele járó félelmek, úgy hiszem, sokuk számára ismerősek.
Az épület bővítéséért a 90-es évek elején kezdtünk határozott lépéseket tenni, mindenekelőtt a szükségszerűség fenntartói elfogadtatásával. Vas megye Közgyűlése 1993-ban készítette el a bővítés első engedélyes tervét, amely akkor még többnyire a raktározási gondok orvoslására koncentrált. Saját erőforrás hiányában csakis a címzett támogatás elnyerése kínált megvalósítási lehetőséget, melynek megszerzésére többször tett a közgyűlés sikertelen kísérletet. Időközben több, mindig korszerűsödő fejlesztési szakmai koncepció készült, ennek köszönhetően az 1999 októberében az Orbán-kormány által támogatott elképzelés - a 1,4 milliárdos költségkalkulációval - már a 21. századi követelményekkel számolt.
Kötelességem hangsúlyozni, hogy külföldi és hazai tapasztalatainkat igen hatékonyan tudtuk alkalmazni a tervezés és kivitelezés során is és minden velünk konzultáló kolléga segítségéért hálásak vagyunk. A legnagyobb elismeréssel adózom továbbá a kecskeméti megyei könyvtár és a FSZEK példája előtt: az építkezést irányító vezetők igényessége a 90-es évek Magyarországán olyan iskolát teremtett, melynek eredményeit nem lehet figyelmen kívül hagyni.

Az Országgyűlés által 2000. június 13-án jóváhagyott címzett támogatás azonban nem adta meg a teljes összeget, hanem 900 millió Ft-ot irányzott elő. (Vas Megye Közgyűlésének önrésze 25 millió Ft volt.)
Terveinket ehhez az összeghez igazítottuk és 2001 februárjában megkezdődött a régi székház bontása, áprilisban átépítése. A rendelkezésünkre álló keret 2/3-át az épületre és az épületgépészetre, 1/3-át technológiára és bútorzatra fordítottuk.

A fejlesztési program elemei:

1. raktárak és olvasószolgálati terek bővítése, tekintettel a differenciált közönségforgalomra
2. az elhasználódott épület rekonstrukciója és megfeleltetése az OTÉK normáknak
3. az energiaellátás és - felhasználás racionalizálása
4. modern IKT kialakítása
5. az ergonómiai követelményeknek megfelelő munkahelyek kialakítása
6. az épület- és vagyonvédelem erősítése

Összehasonlító adatok (BDK Központi Könyvtár):

......................................................................2000.................. ........................2002.
Alapterület:.............................................2392 m2...................................4493 m2
Tárolókapacitás:......................210.000 áll. egység..................600-680.000 áll. egység
Szabadpolcon:..........................................33 %.....................................60 %
Olvasótermi férőhely:...........................120 fő..............................240 fő; az igénybevétel
.....................................................................................................célja szerint differenciált
IKT: számítógépes hálózat:................koax kábel,........................FTP kábeles
................................. 20 PCtelefon/VASKIR: analóg,..............strukturált LAN, 80 PC digitális
Főfoglalkozású munkatárs:.................55 fő.................................................60 fő
Mozgáskorlátozott közlekedés:...földszinten lehetséges.......minden szinten megoldott
Higiénés létesítmények:..................elégtelen...............................szabványkövető
Büfé/kávézó:.......................................... nincs...................................megvalósult

Az átépítés ténye különösen nehézzé tette a könyvtár munkatársainak, főként a menedzsmentnek a dolgát. 2000 novemberében ugyanis elhagytuk az épületet és decembertől 2002. július 15-ig átmeneti székházban működtünk. Kibővült és korszerűsödött könyvtárát 2002. augusztus 18-ától vehette birtokba a közönség: két év alatt kétszer szereztük újjá intézményünk életét!

A feladat, amellyel az elmúlt három évben meg kellett birkóznunk, nem kevesebb volt, mint "papírkönyvtárból" olyan "automatizált" könyvtárrá alakulni, amely szervesen képes illeszkedni az egyre kiterjedtebbé váló "elektronikus" könyvtári környezetbe, miközben saját, ugyancsak átalakuló gyűjteménye valamennyi szerepét megőrzi és továbbfejleszti.

A három éves kulminálási időszak hangsúlyozását azért tartom fontosnak, mert annak ellenére, hogy a technológiaváltás beindulása jó egy évtizeddel megelőzte működési körülményeink teljes átalakulását és befejezettnek egyáltalán nem tekinthető, mégis ez volt az az időszak, amely leginkább távlatos gondolkodásra és erőkoncentrációra kényszerített minket.

Tapasztalataimról - tézisszerűen - az alábbi áttekintést adhatom:

1. A szolgáltatások újjászervezése a szakmai-fejlesztési program kidolgozásával vette kezdetét (1995.) Elvi döntést hoztunk az alábbiakról:
- a közönségszolgálati terek elrendezéséről
- a gyűjteményrészek elhelyezéséről
- az üzemszervezési technológia mikéntjéről

Az olvasók útját úgy terveztük meg, hogy az épületben felfelé haladva a "csendes", elmélyülést kívánó tevékenységeknek adjunk teret, az alsóbb szinteken pedig a tömegesebb, mozgásigényes igénybevételekre teremtsünk lehetőséget.

A különböző használati céllal érkező látogatóinknak kényelmes, otthonos, praktikus - egymás tevékenységét nem zavaró - vagyis differenciált könyvtárhasználatot lehetővé tevő színtereket biztosítsunk.

A gyűjteményt két nagy egységre csoportosítottuk, vagyis a papír alapú dokumentumoktól (kölcsönzési gyűjtemény, gyermekkönyvtár, olvasótermek) elkülönítettük az AV-dokumentumokat: korábbi zeneműtárunkat a videogyűjteménnyel integráltuk.

Rendező elvnek tekintettük, hogy a szabadpolcos állományrészeket a legújabb, legkeresettebb művekkel töltsük fel, a ritkább igénybevételre számító monográfiák és bekötött periodikumok helye a raktár.

Tudatosítottuk, hogy az üzemszervezés egyszerre szakmai, technológiai és gazdaságossági kérdés is. Az automatizált, megduplázódott alapterületű könyvtár működési költségeinek átrendeződése kalkulálandó tény! Az infokommunikációs technológia szükséglet szerinti működtetése komoly erőforrásokat igényel (licensz-díjak, support szerződések, karbantartás és javítás), a követelés nem tetézhető indokolatlan személyi költségekkel, elfogadhatatlan státuszigénnyel. (A dupla alapterülethez 5 státuszt kértünk és kaptunk!) Ezért az ellenőrzési pontokat, az épület és vagyonvédelmet az emberi erőforrással takarékosan gazdálkodva terveztük meg. (Közös kölcsönzési nyilvántartás, mágnescsíkos állományvédelem, zárt láncú beltéri kamerás figyelő, mágneskártyás közlekedés).

Az új könyvtárat mind a könyvtárosok, mind a felhasználók számára elektronikus munkakörnyezetet biztosító intézményként terveztük meg, egységes infokommunikációs hálózattal, differenciáltan tervezett végpontokkal, védelmi rendszerekkel. Az olvasói hálózati hozzáférés három funkcionális egységre bontható: elektronikus katalógusok, a számítógép ill. szoftver használatot és a populáris internetezést biztosító Internet és PC-sarokra, valamint a könyvtári információkeresést és kutatást, a vakok- és gyengénlátók könyvtárhasználatát támogató olvasótermi terminálokra. Távoli könyvtárak, adatbázisok, elektronikus dokumentumok, központi szolgáltatások elérésével az új BDK egy nagy, virtuális, elektronikus könyvtár olvasótermeként működik, honlapjáról elérhető elektronikus katalógusa nyújtotta lelőhelytájékoztatással maga is részese az Országos Dokumentumellátási Rendszernek (a tavalyi hasonló időszakhoz viszonyított adataiból szolgáltató szerepének további erősödése látható).

2. Az előbbiekben leírtakból adódik egy igen fontos következtetés: a fenntartó főszereplője a szolgáltatások modernizálásának, mert minden radikális szakmai döntésnek pénzügyi következménye van. Célszerű előzetes meggyőzés után hozzáfogni a fejlesztéshez és nem konfliktushelyzetet teremteni egy kényszerhelyzet előidézésével. (a BDK infokommunikációs költségei 1995-ben 495 ezer Ft., 2001-ben .455 ezer Ft.)

3. Fontos döntéseket kell meghoznunk a térítéses szolgáltatások körének meghatározásakor is, hisz a szolgáltatóképesség megőrzése múlhat forráskiegészítési képességünktől. Az árképzésnél mi arra törekszünk, hogy a díjtételek "hozzájárulás jellegét" megőrizzük, azoknak kirekesztő hatása ne legyen és választási lehetőség álljon a felhasználó rendelkezésére. (Kölcsönzési határidő betartása vagy késedelmi díj, jegyzetelés vagy másoltatás, önálló kutatás vagy szolgáltatás-megrendelés).

4. A könyvtár stratégiai törekvéseihez igazítottuk a szervezeti struktúrát, az arról szóló döntést jóval a visszaköltözés előtt, 2002 tavaszán meghoztuk.

Az SzMSz minden fontos részének módosítására - a gyakorlati tapasztalatokra időt hagyva - 2003-ban került sor. Ekkor készítettük el - új mellékletként - első ízben az Elektronikus erőforrások kezeléséről szóló szabályzatunkat is.

5. A szolgáltatások újjászervezését, az új épület átadását koncentrált PR tevékenységgel társítottuk, (helyi elektronikus és nyomtatott média, szaklapok) melyben nagy szerepet szántunk az enteriőrhöz illeszkedő, az egységes arculat jegyeit viselő nyomtatványoknak és írásos tájékoztatóknak. A folyamat során többször éltünk a sajtótájékoztató egyébként nem gyakran alkalmazott műfajával is.

6. A könyvtár és főként új, elektronikus szolgáltatásainak népszerűsítésére célzott tájékoztató tevékenységbe fogtunk: a hivatalos átadás napján megnyitottuk az érdeklődők számára a könyvtárat, fél éven át heti két alkalommal kötetlen csoportos látogatást hirdettünk és fogadtuk az érdeklődő közönséget.

7. Az intézmény média- és információs központi szerepkörének együttes megerősítése, ismertté tétele még folyamatosan feladatokat ró ránk. Valójában egy fejlesztő tevékenység és az arról szóló tájékoztatás együttes megvalósítását kell párhuzamosan elvégeznünk. Eddigi jelentősebb állomások:
- az elektronikus katalógus kiegészítése helyismereti bibliográfiai adatbázisunkkal és annak regisztrációhoz ill. beiratkozáshoz kötött online szolgáltatása
- a felhasználóképzés digitális írástudási alapokkal való kiegészítése, az elektronikus könyvtári munkakörnyezet felhasználói készségeinek elsajátíttatása a csoportos képzés keretében (kötött tematikájú 4 x 2 órás kurzusainkon a nyitás óta több mint 100 fő vett részt)
- az ingyenes Internet - szerda vonzása hatalmas (napi 170 használó, 84 üzemóra az átlag, szemben a többi nap 13 órás igénybevételével!)

8. A beruházással sikerült az alapfeltételeket biztosítanunk az elektronikus könyvtári lét erőteljesebb és határozottabb kimunkálásához, melyhez pályázati forrásokat is segítségül hívunk. Így indult el a VDK projekt 2003-ban. A szabad hozzáférésű adatbázis vegyes szerkezetű: referensz elemeket, bibliográfiai tételeket, teljes szövegeket és képeket egyaránt tartalmaz. A VDK több, mint digitalizálási program, célunk valódi digitális adatbázis építése, ezért a szövegoldalakat nem képként digitalizáljuk, hanem az információ szabad kereshetősége érdekében XML szerkesztéssel tesszük használhatóbbá és egyúttal többféle elektronikus formátumúvá alakíthatóságát is megőrizzük. A www.vasidigitkonyvtar.hu november 4-én a megyei szakmai napon mutatkozik be a nyilvánosság előtt.

9. Feltétlenül szeretném megóvni kollégáimat az elektronizációt kísérő túlzott optimizmustól. A számítógép megkönnyíti ugyan a munkánkat, sok tekintetben meggyorsítja, kibővíti információ szolgáltató tevékenységünket, de egy dologgal jó előre számolni kell! Az automatizált könyvtárak sebezhetősége sokkal nagyobb, mint elődeiké. Jobb anyagi körülmények technikailag ugyan lehetővé tennék a nem várt, de mégis bekövetkező üzemzavarok gyors elhárítását, de a gyakorlatban mégis be kell érnünk kompromisszumos megoldásokkal. A szándékos kárakozás, a vírusfertőzés következményeit pedig gyakorta csak hárítani és nem megelőzni van módunk akkor is,ha úgy hisszük, gondoskodtunk védelemről. Alternatív ügyviteli technológia ébren tartása célszerű és hasznos dolog.

10. Az új épület, a jobb körülmények, a teljes szolgáltatási kör működtetése forgalmi adatainkban visszaigazolja a körülmények könyvtárhasználatot motiváló szerepét. A 2002. és 2003. év első háromnegyed évének eredményeit összehasonlítva látogatószámunk duplázódását és a kölcsönzés több mint 60 ezerrel való növekedését láthatjuk a Szent Márton utcai "száműzetéshez" képest. Regisztrált olvasóink számában is megfigyelhető egy lassú emelkedő tendencia, a (+ 700 fő), ez azonban messze alatta marad várakozásainknak. Várhatóan idén még nem fogja elérni a 18-20 %-os olvasóarányt , melyet pár éven belül szeretnénk megvalósítani, a szabadidőre leselkedő egyre intenzívebb könyvtárkerülő hatások ellenére. Ennek érdekében új programokat indítunk, pl. akciótervet állítottunk össze a nyugdíjasok és fogyatékkal élők könyvtári hatókörbe vonása érdekében és más potenciális felhasználói csoportokat is igyekszünk célzott szolgáltatásokkal elérni.(Kutatók, szellemi elit: EBSCO)

Meggyőződésünk, hogy könyvtárunk úgy tudja társadalmi elfogadottságát megőrizni, de reményeink szerint növelni is, ha tradicionális szolgáltatásait és szerepeit megőrizve elektronikus könyvtárként is nélkülözhetetlenné teszi magát környezetében. A Berzsenyi Könyvtár történetében új korszakot kezdve mostanság ezen munkálkodunk .